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Para Probst, Raub e Romhardt (2002, p. 176), o mapa do conhecimento é de grande utilidade dentro das empresas, pois indica onde ir quando se necessita de conhecimento, retratando o que existe dentro da empresa, os pontos fortes que podem ser explorados e as lacunas que ainda podem ser preenchidas. É importante que se tenha um controle adequado do mapa do conhecimento, devendo-se assegurar que cada colaborador tenha suas habilidades e competências mapeadas conforme o grau de conhecimento que este tenha sobre cada uma das áreas de atuação da empresa.

“O mapa do conhecimento pode remeter o pesquisador a documentos e conhecimento estruturado, a pessoas ou a ambos.” (Davenport e Prusak, 1998, p. 91).

Segundo Santiago (2004, p. 41), o mapeamento pode ser realizado de várias formas, inicialmente, através de procura prévia por título dos cargos, nível de escolaridade, análise curricular e pesquisa diretamente com os funcionários. A procura pelo conhecimento deve ser em toda a empresa independentemente da área de capacitação dos colaboradores.

 Segundo Sousa Neto (2005, p.11), para que o uso e a atualização dos mapas do conhecimento sejam facilitados, a empresa pode adotar vários métodos tecnológicos disponíveis; porém, nenhum substituirá o fator humano, tanto para a retenção do conhecimento quanto para a transmissão. Existem conhecimentos que não têm possibilidade de serem codificados; por isso, é muito importante que haja o contato humano para transferência de experiências e motivações, as quais não podem ser transmitidas virtualmente.

Ainda para Sousa Neto (2005, p.11), um fator importante a ser observado é que, quando o conhecimento é disponibilizado para toda a empresa, este passa a ter influência política; quando a empresa reconhece e recompensa, de alguma forma, os indivíduos detentores do conhecimento, estes passam a representar, nos mapas do conhecimento, símbolos de sucesso e status; isso irá proporcionar estímulo aos demais colaboradores.

Gerenciar os conhecimentos existentes em uma organização é um dos maiores desafios enfrentados por várias instituições, como por exemplo, manter o conhecimento adquirido pelos colaboradores durante longos anos de aprendizado. Esse conhecimento tácito, transmitido de um colaborador para outro, na grande maioria das vezes, é levado quando este se desliga da organização.

A memória pode ser descrita como um sistema de conhecimento e habilidades que preserva e armazena percepções e experiências além do momento em que ocorrem, para que possam ser recuperados posteriormente. A memória organizacional é o ponto de referência para novas experiências, sem, memória, nenhum aprendizado é possível. (Probst, Raub e Romhardt, 2002, p. 176)

Turban, Mclean, Wetherbe (2004, p. 238), afirmam que, nos tempos atuais, a economia baseada em conhecimento é uma realidade e que o mundo empresarial passa por várias mudanças, as quais não devem ser tratadas de formas tradicionais. A realidade das empresas é outra, posto que são maiores, possuindo diversas áreas, fazendo-se necessário que haja mais colaboração, meios de comunicação e compartilhamento do conhecimento.

(Vanilde Lima da Silva é formada em Sistemas de Informação pela FACITEC-DF e possui MBA em Administração Estratégica de Sistemas de Informação - FGV-DF)