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      Segundo Turban, Mclean e Wetherbe (2004, p. 326), a gestão do conhecimento é muito importante para as organizações, pois identifica o conhecimento, explicando-o de forma que possa ter possibilidade de ser compartilhado de modo formal e, assim, devido à sua reutilização, obter um grande valor agregado; procura trazer para empresa aumento na sua eficiência e aperfeiçoamento de oportunidades, ajudando a desenvolver capacidade de executar seus processos de forma mais eficiente. Sistema de Gestão do Conhecimento é o nome dado ao sistema que disponibiliza, para toda a empresa, a gestão do conhecimento. 

Turban, Mclean, Wetherbe apud Davenport (1998, p. 230), citam quatro objetivos dos sistemas de gestão do conhecimento: 

·  Criar repositórios de conhecimento; 

·  Aumentar o acesso ao conhecimento; 

·  Melhorar o ambiente de conhecimento; 

·  Administrar o conhecimento como um ativo. 

Para um sistema de gestão do conhecimento funcionar corretamente, Turban, Mclean, Wetherbe (2004, p. 331) afirmam que, este deverá seguir seis passos e a grande motivação de se utilizar o ciclo é que este torna-se mais apurado na medida em que passa o tempo. O ciclo funciona da seguinte maneira:

·   Criar conhecimento: conhecimento criado na medida em que os indivíduos descobrem novas maneiras de fazer as coisas ou que desenvolvem Know- how. 

·   Capturar conhecimento: é necessário que se conheça o novo conhecimento e saiba representá-lo. A codificação deste conhecimento deve estar de forma clara e acessível à outras pessoas. 

·   Depurar o conhecimento: o conhecimento precisa ser colocado dentro do contexto correto para que possa ser acionado. São capturados os conhecimentos tácitos juntamente com fatos explícitos. 

·   Armazenar o conhecimento: o conhecimento considerado útil deve ser armazenado em repositório de conhecimento de forma clara e deverá estar disponível para todos, da empresa, que precisar acessá-lo.  

·   Administrar o conhecimento: o conhecimento precisa ser movimentado e revisado para certificar-se de que seja relevante. 

·   Difundir o conhecimento: disponibilizar o conhecimento para qualquer indivíduo da empresa, de forma clara e em formato útil, em qualquer hora e lugar. 

           Na medida em que se conclui o último passo, as pessoas desenvolvem, criam e identificam novos conhecimentos ou atualizam os conhecimentos antigos, devolvendo ao sistema. Quando existe essa movimentação, a quantidade de conhecimento aumenta continuamente.Para Probst, Raub e Romhardt, apud Sousa Neto (2005, p. 10), a preservação do conhecimento obedece a três processos: 

·      Selecionar: nem tudo precisa ser guardado. Cabe à empresa saber identificar o que será útil e armazenar apenas essas informações. Uma maneira prática de chegar a essa resposta seria a empresa questionar-se das conseqüências que gerariam se o detentor de uma habilidade específica saísse da empresa repentinamente, levando consigo informações. 

·      Armazenar: podem ser utilizados os recursos tecnológicos disponíveis, especialmente na área de digitalização de documentos. Portanto, a empresa deve ter cautela, pois nem todo conhecimento é possível de ser armazenado; como o conhecimento tácito, este, dificilmente poderá ser tirado da pessoa. A empresa deve preocupar-se em investir em tecnologia; mas, a empresa também deve se preocupar em proporcionar aos seus funcionários, detentores de conhecimento, um ambiente saudável, que os mantenham interessados em continuar fazendo parte desta empresa. E essa é uma tarefa difícil, porque essas pessoas têm interesses maiores que ganhos financeiros. Para esses casos, Probst, Raub e Romhardt sugerem que se crie com estes funcionários vínculos que os mantenham sempre por perto e a serviço da empresa, como futuros consultores ou professores. 

·      Atualizar: o procedimento não é apenas descartar a informação que não é mais utilizada; a empresa deve preocupar-se em manter a qualidade das informações armazenadas, atualizando-as e adicionando novos conhecimentos. “Uma informação desatualizada pode levar a uma decisão incorreta e, por conseqüência, a prejuízos”. (Sousa Neto, 2005, p. 10) 

            Tão importante quanto gerenciar o conhecimento é o gerenciamento de dados, “O Data warehouse é um banco de dados sobre as operações da empresa, o que permite a reutilização destes dados, sua interpretação e contextualização dentro do ambiente da empresa, e isto pode ajudar a tomada de decisões”. (Santiago, 2004, p. 59). Seguindo esta linha, as informações e os conhecimentos ficam integrados e são disponibilizados para todos os colaboradores da empresa, isso faz com que estas informações e conhecimentos se tornem mais valorizados.

(Vanilde Lima da Silva é formada em Sistemas de Informação pela FACITEC-DF e possui MBA em Administração Estratégica de Sistemas de Informação - FGV-DF)